Digitalisierung?

Sie hören in Radio und Fernsehen, von der Bundesregierung, von Beratern und allen voran von IT Firmen ständig das Wort Digitalisierung?

Sie können es nicht mehr hören? Da haben Sie recht.
Vergessen Sie alles was Ihnen erzählt wird. Digital ist vorerst sch….egal!

Das sagt die Digital Society? Jawohl! Es geht nämlich in erster Linie nicht um Digitalisierung.
Es geht um Ihr Unternehmen und es geht zu aller erst um Ihre Kunden.

Der richtige Begriff ist “digitale Transformation”. Digital könnte man auch hier weglassen.
Es geht um die Transformation Ihres Unternehmens. Das Wort Transformation kommt aus dem lateinischen transformare. Transformare besteht aus den Wortteilen trans = hinüber und formare, formieren.

Schritte zur digitalen Transformation

Schritt 1: Standortbestimmung

Im ersten Schritt geht es darum zu verstehen, wo das Unternehmen steht. Dabei sind zwei Blickwinkel wichtig.

Der erste Blickwinkel ist es die Bedürfnisse der Kunden zu verstehen, und welche Erwartungshaltung die Kunden an das Unternehmen haben. Die Erwartungshaltungen der Kunden verändern sich mit der Zeit. Was gestern noch perfekt gewesen ist, ist heute heillos veraltet. Bestehende Erfahrungen mit anderen Anbietern verändern auch die Erwartungshaltung Ihrer Kunden an Produkte und Dienstleistungen.

Der zweite Blickwinkel ist der Blickwinkel Ihrer Mitarbeiter. Was denken Ihre Mitarbeiter über Ihr Unternehmen. Wie empfinden Sie die Zusammenarbeit in den Teams? Gibt es Silos innerhalb Ihres Unternehmens und Fürstentümer, die die Arbeit erschweren? Setzen Sie aktuelle Tools ein um die innerbetrieblichen Abläufe optimal zu gestalten? Läuft Führung durch Vorbildwirkung und Coaching und Unterstützung auf Augenhöhe oder sind die Vorgesetzten eher Manager die anschaffen und erwarten dass Ihre “Untertanen” machen, was ihnen gesagt wird, und wo mitdenken unerwünscht ist?

Ein erster Einstiegspunkt ist unser Digitalisierungs-“quick-check”.

Schritt 2: Strategische Ziele und Priorisierung

Wenn der Standort Ihres Unternehmens klar ist, muss daran gearbeitet werden, zu definieren welche Ziele erreicht werden sollen. Die Ziele sollen wenige, wichtige und erreichbare Ziele sein. Das große Ganze muss jedoch im Auge behalten werden.

Um das zu tun, muss der Mehrwert und die Bedürfnisse der Kunden in den Mittelpunkt gestellt werden. Es muss also klar sein, was mit Veränderungen erreicht werden soll. “Digital” zu werden ist kein Ziel, das ist möglicher-weise zur Erreichung der Ziele notwendig.

Für die Mitarbeiter im Unternehmen ist das “WARUM” essentiell. Um den Sinn der eigenen Arbeit zu erkennen, muss klar sein, warum ein Unternehmen existiert, und was das Unternehmen erreichen möchte. Welche Werte für Unternehmen das unverrückbare Fundament darstellen, und welche unverhandelbar sind. Die Werte müssen vom Führungsteam gelebt werden, und von den Mitarbeiter geteilt werden.

Ein Fehler, der oft begangen wird, ist zu viele Ziele gleichzeitig zu verfolgen. Ressourcen (Zeit, Geld) sind immer knapp. Um die Ressourcen sinnvoll einzusetzen, muss klar sein, was priorisiert wird, und daher was NICHT gemacht wird. Dadurch stehen mehr Ressourcen zur Verfolgung weniger wichtiger Ziele zur Verfügung und es erfolgt eine Konzentration auf diese Dinge.

Schritt 3: Strategie

The essence of strategy is choosing what not to do

Michael Porter

The most dangerous phrase in the language is “we always have done it this way.”

Grace Hopper

Rear Admiral US Navy, Computerpionierin

Im nächsten Schritt wird eine Strategie entwickelt. Hierzu gehört es sich zu überlegen, ob das Geschäftsmodell und die innere Mechanik sowie Wertschöpfungsketten des Unternehmens noch zeitgemäß ist.

Gibt es Bereiche im Unternehmen, die nicht mehr (ausreichend) zum Geschäftserfolg beitragen und die daher abgebaut werden sollen?

Muss alles im Unternehmen selbst gemacht werden, oder gibt es Partner, die einzelne Schritte besser machen?

Danach wird unter Einbeziehung dieser Überlegungen festgelegt, wie die in Schritt 2 entwickelten Ziele erreicht werden können.

Welche Maßnahmen sind zur Erreichung dieser Ziele notwendig und sinnvoll und welche Technologien können die Umsetzung erleichtern.

Parallel muss die Einführung auch auf der Führungsebene (Führungskräfte müssen Ihr Verhalten umstellen) sowie auf der Mitarbeiterebene begleitet werden (verlernen von alt eingefahrenen Vorgehensweisen, die keinen Sinn mehr machen, und erlernen von neuen Fähigkeiten und Methoden). Dieser Prozess des Un-Learning ist nicht einfach. Das schwierigste dabei ist eingetretene alte Pfade zu verlassen und neue Dinge auszuprobieren sowie nicht gleich aufzugeben, wenn etwas nicht gleich klappt. Hier ist eine Begleitung von außen sinnvoll und wichtig um die Erfahrungen zu reflektieren und Unterstützung zu bekommen, Trampelpfade zu erkennen und Hilfe dabei zu bekommen Veränderungen durchzuziehen.

Schritt 4: Umsetzung und Verankerung in der Unternehmenskultur

In der Umsetzung werden die definierten Maßnahmen Schritt für Schritt umgesetzt. Die Umsetzung erfolgt in kleinen Schritten, wenn möglich unter Einbeziehung der Kunden und Partner und mit entsprechenden Feedbackschleifen. Damit werden Irrwege früh erkannt, Kundenfeedback fließt sofort ein und es kann eine bessere Wertschöpfungskette entsteht, die den Anforderungen der Kunden und Partnern besser entspricht.

Neben der Definition von klaren Verantwortlichkeiten sind SMARTe Ziele wichtig (spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert). Daher die zu erreichenden Ziele müssen klar und messbar sein. Das Team muss die Erreichbarkeit der Ziele für realistisch einschätzen und mit den Zielen auch einverstanden sein, also diese akzeptieren. Und es müssen genaue Zeitpunkte zur Erreichung der Ziele definiert werden.

Culture eats Strategy for Breakfast

Peter Drucker

Schritt 4: Messung des Fortschrittes / Adaption der Ziele

Die in Schritt 2 definierten Ziele dürfen nicht aus den Augen verloren werden. Werden Änderungen durchgeführt ist es wichtig zu messen, ob man diesen strategischen Zielen näherkommt (z.B. Verbesserung der Kundenzufriedenheit, Verkürzung von Lieferzeiten, Verbesserung des Feedbacks zum Onlineshop oder der mobilen App, Anrufe bei der Beschwerde- Hotline). Die gesetzten Schritte müssen messbare Erfolge in den vorher definierten Bereichen ergeben. Sollte dies nicht der Fall sein, muss verifiziert werden, warum das nicht der Fall ist, und korrigierend eingegriffen werden. Dadurch dass die Schritte klein sind, können die Korrekturen rasch gesetzt werden, und die Investitionen in die Falsche Richtung bleiben begrenzt.

Was ebenfalls nicht aus den Augen verloren werden darf ist, dass die in Schritt 2 gesetzten strategischen Ziele ebenfalls einer laufenden Überprüfung bedürfen. Die Welt dreht sich immer rascher. Wenn die Ziele nicht geprüft werden, kann sein, dass wenn man nach mehrjährigen Projekten das Ziel endlich erreicht hat, es nicht mehr relevant ist.

Zusammenfassung

Transformation ist das bestimmende Wort in “digitale Transformation”. Es geht um die Veränderung von Unternehmen um in einer schnelllebigen Zeit, wo Unternehmen immer Transparenter sind, überhaupt überlebensfähig zu sein. Digital ist ein Mittel zur Erreichung von Zielen (ohne digitale Tools sind viele Anforderungen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern gar nicht mehr zu erfüllen), aber nicht das Ziel per se. Es ist daher vorher notwendig strategische Ziele zu definieren, die durch die Transformation erreicht werden sollen, und diese müssen dann konsequent umgesetzt werden. Dabei ist vor allem auch eine Kulturveränderung notwendig in der die Erfüllung von Kundenerwartungen eine zentrale Rolle spielen muss.

Die digitale Transformation ist auch nicht ein “Projekt” das nächstes Jahr abgeschlossen ist. Es ist ein fortlaufender Prozess, der sich sicherlich über die nächsten Jahrzehnte erstrecken wird.

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