#Beyond Covid 19 – Idee 1 für das Danach

Nun sind schon viele Wochen im Krisenmodus vergangen. Weitere stehen noch bevor. Dennoch ist nun ein erster, wichtiger Moment, inne zu halten, um als CEO, Geschäftsführer*in oder Manager*in zu reflektieren:

  • Was am bisherigen Krisenmanagement ist gut gelaufen? Was weniger?
  • Was soll wer wie jetzt konkret ändern?

Im Zentrum dabei vielerorts die Krisenkommunikation; sowohl für die interne Kommunikation mit den Mitarbeiter*innen und dem Management als auch den Stakeholdern im Mittelpunkt natürlich die Kund*innen.

In Hinblick darauf, dass die kommenden Wochen bis Ostern viel Zeit im Home-Office zu verbringen sind, sollte nicht nur die Krise im Mittelpunkt stehen, sondern auch die Planung auf das Danach stattfinden, also Beyond Covid 19. Packen Sie jetzt alles, solange die ersten Learnings und Erfahrungen noch frisch sind, in einen Themenspeicher. Am einfachsten: Schnappen Sie sich ein Flip Chart, schreiben Sie Themenspeicher drauf und notieren sie alle Erfahrungen und Gedanken, die Sie im Rahmen des Krisenmanagements erlebt oder Ihnen durch den Kopf gegangen sind.  Ersuchen Sie ihre Kolleg*innen das gleich zu tun, jetzt und nicht in zwei, drei Monaten.

Die zwei großen Fragestellungen, die Sie nach der Krise im Team mit dem gesammelten Material beantworten können:

  1. Was würde Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation in einer nächsten Krise jedenfalls anders machen in Bezug auf das Krisenteam, die Kommunikation und Prozesse? Haben wir die richtigen Expert*innen und Vertrauenspersonen in den Krisenteams? Haben wir ausreichend oft und transparent mit den Mitarbeiter*innen kommuniziert – auf der Sach- und der Beziehungsebene?
  2. Was müssen wir nach der Krise ändern, um resilienter zu werden? Welche Prozesse oder Strukturen können wir nun endgültig beseitigen – welche „heiligen Kühe“ durch die Krise schlachten? Stichwort: Digitale Transformationen, Agile Arbeitsweisen. Was lässt sich nun ganz anders denken? Welche neuen oder veränderte Geschäftsideen sind in der Quarantäne entstanden? Was lernen wir aus dem Digitalisierungs- und Solidaritätsschub und wie halten wir den Schwung?

#Beyond Covid 19 – Idee 2 für das Danach

Was ist unternehmerische Resilienz?

Der Krisenmodus dauert an und sicher noch eine ganze Weile. Liquidität ist das Gebot der Stunde. Mit Kurzarbeit, Förderungen und Ausfallskreditfinanzierung soll die Kostenseite jetzt unmittelbar entlastet werden. Doch wie geht es weiter – nach der Krise? Wie bekommen Management und Mitarbeiter*innen wieder die Gestaltungs- und Widerstandskraft zurück, um die Zukunft der Organisation abzusichern und weiterzuentwickeln?

Es gibt nicht mehr die eine Zukunft. Wir wissen zu wenig, wie die Lage nach COVID_19 aussehen wird. Denken Sie also in Zukünften – in Szenarien und nehmen Sie jetzt schon die Mitarbeiter*innen dorthin mit.

So entwickeln Sie Zukünfte:

  1. In unserem vorangegangenen Artikel haben wir Ihnen vorgeschlagen, einen Themenspeicher Am besten tagesaktuell für Beobachtungen, was gut/schlecht erfüllt wurde, wie das Kernbusiness betroffen ist und wie eingespielte Routinen und standardisierte Prozesse fördern/hindern. Dieser Speicher wird auch noch weiter zu befüllen sein.
  2. Parallel können Sie mit einer ersten Auswertung beginnen. Etwa indem Themen kategorisiert und von Management und Expert*innen bewertet und reflektiert werden. Eine gut moderierte Videokonferenz wird diesen Task einen Schritt weiterbringen. Dabei gilt es zu beachten: nicht nur die interne Sicht ist wichtig. Ganz besonders jetzt muss man auch das Umfeld im Auge behalten und in die Auswertung aufnehmen. Besonderes Augenmerk liegt jetzt auch auf den Regulierungen. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen ändern sich in der Krise rasch. Sie können das Handeln eines Unternehmens einschränken, ja für einige Branchen sogar zum Erliegen bringen. Nähert sich die Krise dem EndeI werden die Handlungsspielräume aber auch rasch wieder erweitert werden und Chance für das Unternehmen eröffnen.
  3. Weder eine reine Fokussierung nach innen noch eine Konzentration rein auf die Führungskräfte-Kommunikation reicht für eine erfolgreiche Unternehmens-Performance. Verlieren Sie gerade in der schweren Zeit nicht den Kontakt zu den Mitarbeiter*innen. Binden Sie sie in die Sammlung des Themenspeichers und in erste Analysen ein. Lenken Sie damit den Blick nach vorne: Geben Sie Teams konkrete Zukunfts-Aufgaben, die wir Ihnen exemplarisch kurz skizzieren
  • Wie hat sich unser Blick nach außen verändert? Was sehen wir jetzt, was wir vorher kaum erkannt haben? In „Normalzeiten“ stärken Unternehmen ihre Sensoren etwa durch die Einführung von Issue Management und systematisierten Umfeldanalysen. Diese Tools eignen sich ebenfalls und es ist ein guter Zeitpunkt, diese jetzt im Unternehmen einzuführen und regelmäßig einzusetzen. Denken Sie in Szenarien: Was heißt das für das Unternehmen, wenn es zu einer raschen Erholung der Wirtschaft kommt, was wenn es noch länger andauert?
  • Was sehen wir, wenn wir den Blick nach innen richten? Mit dem Wissen über Entwicklungen, die außerhalb des Unternehmens passieren, kann man internen Prozesse, wie z.b. (regionale) Lieferketten, Wertschöpfungsprozesse, die digitale Transformation analysieren. Wo liegen für das Unternehmen Notwendigkeiten zur Adaptierung oder Beschleunigung Von welchen Abläufen, Routinen und Prozessen, Normen, Regeln, sollten wir uns (endlich) verabschieden?
  • Der Blick auf die Organisations- und Managementstrukturen ist unabdingbar. Worin hilft die aktuelle Struktur – worin behindert sie uns? Wäre eine Änderung auf eine agilere Organisationsform besser, um schneller auf externe Schocks zu reagieren? Wie können wir eine Anpassung der Strukturen auf den Weg bringen.
  • Letztendlich müssen auch die bisherige Strategie sowie die Vision und Mission der Organisation hinterfragt werden. Dazu im nächsten Artikel mehr. Bis zum nächsten Mal.

#Beyond Covid 19 – Idee 3 für das Danach

Was haben wir nun nach Wochen in der Krise gelernt? Unabhängig davon stellt sich auch die Frage wie unsere Vision für die Zukunft ist. Während das das Krisenmanagement uns im Jetzt hält in dem wir durch die Regularien vergattert werden einzelne Maßnahmen Schritt für Schritt umzusetzen.

Der neue covid-19 Kontexts ringt uns viel Energie und Veränderungswillen ab, das Arbeiten im home office, home schooling, die finanzielle Familien-Situation,… Wichtig ist es jetzt Konzentration aufzubringen und sich nicht ständig von Hiobs-Botschaften und dystopischen Zukunftsbildern aus den Medien vom Weg abbringen lassen. Leadership heißt in diesem Zusammenhang eine Vision von der Zukunft zu zeichnen und Mitarbeitern und Stakeholdern vertrauensbilden gegenüber zu treten.

Gerade jetzt wo die Wirtschaft langsam wieder hochgefahren wird gilt es Aufmerksam zu sein und regelmäßig das Umfeld und die Regularien zu screenen sowie den internen Prozessen und Zahlen im Auge zu haben.

Empfehlung 1: Entwickeln Sie ein Dashboard auf dem Ihre Mitarbeiter*innen aus Controlling und Vertrieb und HR die für das Management relevanten Zahlen des Unternehmens dargestellt sind. Diskutieren Sie mit dem Management Board die Veränderungen täglich!

Nehmen Sie die aus dem Themenspeicher geclusterten und von Ihren Mitarbeitern bewerteten Themen (siehe Artikel 1) und entwickeln diese in Richtung Umsetzung. Manche davon sind mittel- bis langfristige Projekte, andere lassen sich aber relativ rasch in Form von Tasks umsetzen.

Empfehlung 2: Machen Sie eine Liste: Welche Tasks sind in den nächsten Tagen zu erledigen, welche später. Welche mittel- bis langfristige Projekte müssen jetzt gestartet werden, welche haben noch Zeit. Verwenden Sie dazu die Eisenhower Matrix und tragen Sie die einzelnen Tasks und Projekte dort ein. Verwenden Sie die Matrix bei den Teambesprechungen.

Wichtig ist in der Phase des Danachs aus dem Management-Alltag zwischendurch auszusteigen und den „blauen Ozean“ zu betrachten! Welche Produktinnovationen können jetzt in Angriff genommen werden? Wie können Lieferketten an die neuen Gegebenheiten angepasst werden? Was bedeutet digitale Transformation für das Unternehmen konkret.

Wie kann man die Aussage nach der Corvid-19 Krise wird vieles anders sein auf das Unternehmen ummünzen? In vielen Wirtschaftsbereichen wird es zu Redimensionierungen kommen. Wir die Autoindustrie oder die Airlines wieder das Volumen der vor Covid-19 Krise erreichen? Wie wird sich das Nachfrageverhalten der Bevölkerung bei Konsumgütern ändern? Gibt es jetzt den Durchbruch bei der Decarbonisierungsbemühungen oder geht es wieder in die andere Richtung?

Empfehlung 3: Mittels Umfeldanalyse und Trendforschung sich ein genaues „Bild“ machen, dieses „Bild“ mit den Experten zu diskutieren und bei Bedarf rasch reagieren. Schauen Sie sich die im Rahmen der Kernkompetenzen und der Produktportfoliomatrix (die Fragezeichen) entwickelten Innovationen an, ist da was dabei was die neue Situation passt. Vielleicht können Sie die eine oder andere Innovation mittels agiler Produktentwicklung bereits demnächst vom Stapel gelassen.

#Beyond Covid 19 – Idee 4 für das Danach – arbeiten Sie „blended“

Sieben von Zehn Befragten seien mit home Office zufrieden, sagt eine kürzlich vom ÖGB veröffentlichte Befragung. Wie werden Sie wie werden Ihre MitarbeiterInnen ab Herbst 2020 arbeiten? Nach wie vor im „home-Office“? Oder im Schichtbetrieb – eine Zimmer-KollegIn vor Ort und eine zu Hause? Nicht alle Unternehmen glauben an das „neue Normal“, dabei wäre der Sommer die beste Zeit, um die Art des Arbeitens beyond Corona auf die neuen – weil besseren – Beine zu stellen. Eine Möglichkeit ist #blended working. Der Begriff ist in Analogie zu „blended learning“ zu verstehen und bezeichnet eine Mischform von home office und Arbeiten im Office.

Die Vorteile des blended working liegen in der Verschmelzung des jeweils Besten beider Welten: Das „home office“ erspart die Fahrtzeit zum/vom Büro und erlaubt bequemes und konzentriertes Arbeiten ohne Großraumbüro-Störung. Das Arbeiten vor Ort sorgt für das Halten der Beziehung zu den KollegInnen, der informelle und persönliche Austausch, das „Spinnen“ von Ideen und Inspirieren- lassen von anderen. Andererseits spart das Unternehmen Geld bei der Verringerung von Büroflächen und Strom.

Blended Learning kommt aber nicht von selbst, sondern bedarf einer Änderung des Kommunikationsverhallten und Meetingkultur. Voraussetzungen sind viel (Zeit-) Disziplin, eine Tugend die insbesondere Vorgesetzten meist schwer fällt. Wie aber kann blended working funktionieren? Hier ein paar Beispiele für ein gutes Gelingen:

  1. Hybride Jour Fixes, die zeitlich begrenzt sind. Um die Konzentration über den gesamten Zeitraum bei allen aufrecht zu erhalten braucht es eine adäquate Video-Konferenzausstattung. Achten Sie nicht nur auf die Videoqualität, eine schlechte Audioqualität kann zermürbend sein.
  2. Clearings: In Meetings in den USA werden zum Start von Sitzungen so genannte Clearings durchgeführt: Nach Ankunft aller Teilnehmer*innen, aber vor Start des offiziellen Teils, bekommt jede/r eine Minute für ganz persönliche Aussagen. Das reicht von: „wie geht es mir gerade“ bis: „was mir Sorge macht“ über: „ein lustiges Erlebnis“. Das Ausdrücken aktueller Gefühlslagen soll aber nicht vertieft werden, das wäre Aufgabe einer Supervision. Clearings helfen dem „Ankommen“ der Teilnehmer*innen im Meeting
  3. Dailys: Ist eine tägliche „Stehung“ am Morgen mit KanBan oder Flip Chart. Sollte nicht länger als 15min dauern. Dabei werden Status und Verlauf der jeweiligen Projekte angesprochen. Tauchen dabei Probleme auf, werden diese sofort in one to one Besprechungen verlagert (spart Ressourcen und senkt die Langeweile).
  4. Agile Workshops: Im Rahmen agiler Workshops muss die laufende Produkt- und Prozessinnovation erhalten bzw. weiterentwickelt werden.
  5. Die Fixe Kaffeepause: Ist die in Schweden übliche Form der institutionalisierten Kaffeepause hierachieübergreifend für alle in der Kernzeit z.B. immer um 14:00. Damit soll der oft unterschätzte informelle Informationsfluss gewährleistet bleiben.

Folgende Voraussetzungen müssen dabei sichergestellt sein:

  1. Die neue Meetingkultur soll idealerweise gemeinsam vom Team erarbeitet werden, das erhöht die Akzeptanz!
  2. Eine Absicherung des blended workings durch Betriebsvereinbarung, damit das, was ausgemacht wurde, auch auf rechtlich sicheren Beinen steht
  3. Eine adäquate Ausstattung im home office inkl. Berücksichtigung der ergonomischen Bedingungen ist unerlässlich
  4. Klare Desk-Sharingregeln müssen sicherstellen, dass die MitarbeiterInnen wenn sie ins Büro kommen einen adäquaten Arbeitsplatz vorfinden.

Zusammenfassung: Blended Working kann für alle Beteiligten Vorteile bringen. Grundvoraussetzung ist der Mut zu Veränderungen und viel Disziplin. Jetzt im Sommer ist der richtige Zeitpunkt dafür Überlegungen dazu zu wälzen!

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Alois Schrems

Geschäftsführer bei Resilience Consult
Gelernter Volkswirt, seit 2012 mit seinem Unternehmen Resilience Consult selbständiger Unternehmensberater. Er startete seine Karriere bei der Arbeiterkammer Wien, baute die Regulierungsbehörde RTR mit auf, Strategisches Managment bei A1/Telekom Austria. Unterstützung des Bundesministerium für Verkehr, Innovation und Technologie bei der Gründung des Breitbandbüros. Darüber hinaus ist er wiederkehrend Gutachter im Rahmen der Breitbandförderungen des Bundes. Er leitet den Bereich digitale Infrastruktur in der Digital Society.
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